Jak sprawdzić czy pracodawca płaci za nas składki ZUS?
Do redakcji napływa sporo listów od Czytelników zaniepokojonych faktem, że pracodawca nie opłaca za nich składek ubezpieczeniowych. Czy oznacza to, że składki te przepadły? Jak zabezpieczyć się przed takimi sytuacjami? Wątpliwości te wyjaśniamy w dzisiejszym artykule.
ZUS może zdyscyplinować niesolidnego płatnika…
Jednym z podstawowych obowiązków pracodawców, jako płatników składek, jest naliczanie oraz terminowe opłacanie składek za zatrudnionych pracowników. Niestety, zdarza się, że pracodawca owszem – nalicza składki na poszczególne ubezpieczenia i wykazuje je w dokumentach rozliczeniowych, ale nie dokonuje wpłat lub przekazuje je w zaniżonej wysokości. Bieżącą kontrolę zgodności między kwotami wykazywanymi w deklaracjach rozliczeniowych, a dokonanymi wpłatami – prowadzi ZUS. W razie stwierdzenia nieprawidłowości ZUS podejmuje kroki zmierzające do ich wyjaśnienia oraz uregulowania długu przez płatnika składek.
PAMIĘTAJ! Ubezpieczony, który w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu opłacenia składki stwierdzi, że nie została ona opłacona, może wystąpić do ZUS o udzielenie informacji czy podjęto działania zmierzające do ściągnięcia zaległości (art. 40 ust. 1a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).
Ustawodawca przyznał dla ZUS szereg uprawnień mających z jednej strony dyscyplinować płatników, z drugiej zaś ułatwić ściąganie należności. Nierzetelny płatnik może być ukarany dodatkową opłatą lub karą grzywny. Jeżeli nie przekazuje części składek finansowanych ze środków ubezpieczonych grozi mu nawet kara pozbawienia wolności. W takich przypadkach ZUS ma obowiązek powiadomienia prokuratury o popełnieniu przestępstwa. Zawiadomienie może również złożyć sam ubezpieczony (pracownik), jako osoba pokrzywdzona.
Dla przedsiębiorców dokuczliwą sankcją może być wstrzymanie wydania lub unieważnienie paszportu, czy też wykluczenie z postępowania o zamówienie publiczne. Zaświadczenie o nieposiadaniu długu z tytułu składek (tzw. „zaświadczenie o niezaleganiu”) jest niezbędne m.in. przy staraniach przedsiębiorcy o kredyt bankowy, a także o środki unijne.
Należności z tytułu składek mogą być zabezpieczane na nieruchomościach dłużnika poprzez ustanowienie hipoteki przymusowej oraz ustawowe prawo zastawu na ruchomościach i prawach zbywalnych. Wynika to z art. 26 i 27 ustawy systemowej.
…oraz ściągnąć od niego zaległe składki
Natomiast zgodnie z dyspozycją art. 24 ust. 2 ustawy systemowej, nieopłacone w terminie należności z tytułu składek podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji lub egzekucji sądowej. Zobowiązania te podlegają zaspokojeniu w drodze postępowania egzekucyjnego w administracji przed innymi wierzytelnościami. Wyjątek stanowią jedynie: koszty egzekucyjne, należności za pracę, należności alimentacyjne oraz renty z tytułu odszkodowania za wywołanie choroby, niezdolności do pracy, kalectwa lub śmierci oraz koszty ostatniej choroby i koszty pogrzebu dłużnika, w wysokości odpowiadającej miejscowym zwyczajom.
Wobec dłużników odpowiednie zastosowanie mają też przepisy Ordynacji podatkowej regulujące zasady odpowiedzialności osób trzecich. Tak więc w określonych sytuacjach za dług może odpowiadać nie tylko sam płatnik, ale również np. członkowie jego rodziny. ZUS może także wnioskować o ogłoszenie upadłości takiego dłużnika.
Kontrolujmy otrzymywane informacje
Jak wynika z powyższych wyjaśnień, ZUS ma szereg uprawnień pozwalających na zabezpieczenie interesów osób ubezpieczonych. Rodzi się natomiast pytanie – co może zrobić sam pracownik, aby ustrzec się przed przykrymi niespodziankami ze strony płatnika? Jak sprawdzić czy składki są przez niego opłacane? Przede wszystkim powinien na bieżąco kontrolować informacje otrzymywane od pracodawcy, z ZUS oraz otwartego funduszu emerytalnego (OFE).
WAŻNE! Płatnik składek ma obowiązek przekazywania ubezpieczonym informacji zawartych w miesięcznych raportach rozliczeniowych, w tym – o wysokości składek, zgodnie z dyspozycją art. 41 ustawy systemowej.
Z wyjątkiem członków służby zagranicznej wykonujących obowiązki służbowe w placówkach poza granicami kraju, dane te muszą być przekazywane wyłącznie w formie pisemnej. Najczęściej jest to druk ZUS RMUA lub tzw. paski z wynagrodzeniami. Nie wyrzucajmy ich, ponieważ w przyszłości mogą się okazać potrzebne dla celów dowodowych. Jeżeli stwierdzimy w nich jakieś nieprawidłowości, powinniśmy w ciągu 3 miesięcy od otrzymania tych dokumentów, zgłosić na piśmie lub do protokołu do płatnika składek wniosek o ich sprostowanie, informując o tym ZUS. W razie nieuwzględnienia tej reklamacji przez płatnika składek w terminie 1 miesiąca od daty wpływu wniosku, ZUS – na nasz wniosek – podejmie postępowanie wyjaśniające i wyda stosowną decyzję.
PAMIĘTAJ! Jeśli płatnik składek nie przekazuje ubezpieczonemu wspomnianych informacji – należy o tym fakcie powiadomić ZUS.
Osoby urodzone po 31 grudnia 1948 r. będą otrzymywały z ZUS corocznie informację o stanie ich indywidualnego konta prowadzonego przez ZUS, w której znajdzie się m.in. zapis o wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne. W przypadku ubezpieczonych niebędących płatnikami składek, informacja ta będzie dotyczyła składek należnych. Po otrzymaniu takiego dokumentu powinniśmy sprawdzić wykazane w nim dane. Osoby, które przystąpiły do OFE muszą jednak pamiętać, iż składki wynikające z informacji ZUS będą niższe od tych wykazanych w druku ZUS RMUA (lub innym).
Przykład
Pan Kowalski, który przystąpił do OFE, otrzymał z ZUS informację o zewidencjonowanych na jego koncie składkach emerytalnych za rok 2002. Chcąc sprawdzić zgodność zapisów musi sięgnąć do raportów ZUS RMUA za 2002 rok. Z raportu za styczeń 2002 r. wynika, że podstawa wymiaru składki emerytalnej wynosiła 1.200 zł, zaś sama składka (finansowana zarówno przez płatnika, jak i ubezpieczonego) 234,24 zł. W informacji otrzymanej z ZUS składka ta jest niższa i wynosi 146,64 zł, ponieważ została ona pomniejszona o część przekazaną do OFE (7,3% z 1.200 zł = 87,60 zł).
Identycznych przeliczeń Pan Kowalski powinien dokonać za każdy miesiąc objęty informacją, chyba że nie zmieniała się podstawa wymiaru.
W razie stwierdzenia nieprawidłowości musimy wystąpić do płatnika z wnioskiem o skorygowanie błędów. Ma on obowiązek w ciągu 60 dni od dnia otrzymania wniosku poinformować nas na piśmie o sposobie rozpatrzenia wniosku. Jeżeli wniosek nie zostanie uwzględniony lub płatnik już nie istnieje, występujemy bezpośrednio do ZUS, dołączając dokumenty potwierdzające podstawy wymiaru składek emerytalnych (np. raporty ZUS RMUA). Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego ZUS dokona korekty zapisów na koncie. Zasady postępowania w tym zakresie uregulowane są art. 50 ust. 2e-2n ustawy systemowej. Szczegółowe informacje na ten temat zainteresowani znajdą również na stronie internetowej ZUS pod adresem www.mojaskladka.zus.pl.
Kolejnym dokumentem mogącym służyć kontrolowaniu czy pracodawca opłaca za nas składki, jest informacja o stanie konta w OFE. Oczywiście dotyczy to tylko osób, które są członkami któregoś z otwartych funduszy emerytalnych. Jest ona przesyłana corocznie i zawiera m.in. informacje o przekazanych przez ZUS składkach do OFE. Tak jak i poprzednie informacje – należy ją dokładnie sprawdzić, a w przypadku jakichś nieprawidłowości reklamować. Sposób postępowania opisany jest w załączonych do przesyłki ulotkach. Często znajdują się tam również gotowe wzory przydatnych formularzy. Temat ten wyjaśnia także informacja zamieszczona na stronie internetowej ZUS (www.zus.pl, zakładka – Ważne strony:) – „Gdy nie wpływa składka na rachunek w ofe”. Chcąc sprawdzić wysokość składek w OFE musimy sięgnąć do formularzy otrzymanych od pracodawcy, a konkretnie do pozycji dotyczącej podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalne. Z tej kwoty do funduszu powinno być przekazane 7,3%.
W razie wątpliwości – powiadom ZUS
Każdy ubezpieczony ma też prawo zwrócić się bezpośrednio do ZUS z odpowiednim zapytaniem. W tym celu wykorzystujemy druk ZUS ZZU – „Zgłoszenie zapytania o ubezpieczonego”, w którym podajemy swoje dane identyfikacyjne (PESEL, NIP, serię i nr dowodu osobistego lub paszportu), imię i nazwisko oraz datę urodzenia. Składając ten formularz musimy mieć przy sobie dowód osobisty albo inny dokument tożsamości. Jeżeli okaże się, że składki są niepłacone, ZUS przystąpi natychmiast do ich egzekucji.
PAMIĘTAJ! W każdym momencie możesz wystąpić do ZUS z zapytaniem czy pracodawca opłaca za Ciebie należne składki.
Z informacji uzyskanej w ZUS wynika, że w sytuacji, gdy mimo podjętych kroków, składka nie zostanie od płatnika ściągnięta, okres taki będzie uważany za składkowy, ponieważ pracownik nie może być karany za nieuczciwość swojego pracodawcy.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887 ze zm.).
Bogdan Majkowski, Gazeta Podatkowa
