Polityka prywatności dotycząca przetwarzania danych osobowych kontrahentów oraz osób działających w imieniu kontrahentów

 

Niniejsza polityka prywatności skierowana jest do kontrahentów będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą oraz wspólników spółki cywilnej, a także do osób działających w imieniu kontrahentów (w tym również kontrahentów będących osobami prawnymi), jak np. wspólnicy, pracownicy i współpracownicy, przedstawiciele ustawowi, pełnomocnicy, reprezentanci kontrahenta, a także inne osoby, których dane Expander przetwarza w celu realizacji umowy zawartej z kontrahentem.

  1. Na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO”) informujemy, że administratorem

Pana/Pani danych osobowych jest Expander Advisors Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (00-189) przy ul. Inflanckiej 4B, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000287188, o kapitale zakładowym 43.992.400,00 zł, o numerze NIP: 521-34-51-255 (dalej: „Administrator danych” lub „Administrator”). Z Administratorem danych można się skontaktować pisemnie na adres Administratora.

  1. Administrator danych wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail na adres iod@expander.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora danych. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
  2. Administrator jednocześnie informuje, że przysługuje Panu/Pani prawo:
    a) wycofania zgody (w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest zgoda); wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem; zgodę można wycofać w każdym momencie (art. 7 ust. 3 RODO);
    b) dostępu do danych osobowych (art. 15 RODO);c) żądania sprostowania danych (art. 16 RODO);d) usunięcia, tj. „prawo do bycia zapomnianym” (art. 17 RODO);

    e) ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

    f) przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);

    g) sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania Pana/Pani danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu) (art. 21 RODO).

W celu realizacji powyższych uprawnień prosimy o kontakt e-mail na adres iod@expander.pl lub rezygnacja@expander.pl lub kontakt pisemny na adres Expander Advisors Sp. z o.o., ul. Inflancka 4B, 00-189 Warszawa.

  1. Pana/Pani dane osobowe mogą być przetwarzane:
    a) w przypadku kontrahenta będącego osobą fizyczną prowadzącego działalność gospodarczą lub w przypadku wspólnika spółki cywilnej w celu analizy ofert, zawarcia i realizacji oraz rozliczenia umów a także prowadzenia korespondencji służbowej – podstawą przetwarzania jest zawarta z kontrahentem umowa oraz działania podjęte przed jej zawarciem (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
    b) w przypadku osób działających w imieniu kontrahenta (będącego zarówno osobą fizyczną, jak i prawną) w celu analizy ofert, zawarcia i realizacji oraz rozliczenia umów a także prowadzenia korespondencji służbowej w związku z zawartą z kontrahentem umową – podstawą przetwarzania jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych w postaci wykonywania umowy z kontrahentem (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);c) w celu wypełnienia obowiązków prawnych, w szczególności związanych z przepisami podatkowymi i przepisami o rachunkowości, w tym konieczności wystawiania faktur, prowadzenia ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej – podstawą prawną przetwarzania danych w tym celu jest wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);d) w celu marketingu bezpośredniego produktów lub usług za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej i telefonicznej – podstawą prawną przetwarzania danych jest Pana/Pani zgoda (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO);

    e) w celu marketingu bezpośredniego produktów i usług, w tym profilowania – podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora danych (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO);

    f) w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych (przetwarzanie opiera się wówczas na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).

  2. Pana/Pani dane osobowe będą przechowywane:
    a) w zakresie analizy ofert, zawarcia i realizacji oraz rozliczenia umów, a także prowadzenia korespondencji służbowej w sprawie zawartej z kontrahentem umowy dane osobowe będą przetwarzane do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane osobowe mogą być jednak przetwarzane dłużej, jeżeli wynika to z powszechnie obowiązujących przepisów prawa;
    b) w zakresie wypełnienia przez Administratora danych obowiązków prawnych – przez okres wskazany w przepisach prawa;
    c) w przypadku udzielenia zgody na przesyłanie informacji handlowych drogą elektroniczną lub na kontakt telefoniczny w celu przedstawienia oferty – do czasu wycofania przez Pana/Panią zgody bądź zgłoszenia sprzeciwu na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych;
    d) w zakresie celów analitycznych i statystycznych – do czasu zgłoszenia przez Pana/Panią sprzeciwu.
  3. Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora, m.in. dostawcom usług IT, spółkom świadczącym usługi archiwizacyjne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Administratorem danych i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami. Pana/Pani dane osobowe mogą zostać ujawnione pracownikom i współpracownikom Administratora danych w zakresie w jakim jest to niezbędne dla wykonywania umowy zawartej z kontrahentem.
  4. Pana/Pani dane osobowe mogą być pozyskane bezpośrednio od Pana/Pani lub od podmiotu, w imieniu którego Pan/Pani działa, tj. kontrahenta, z którym Administrator ma zamiar lub zawarł umowę. Dane mogą być w określonych przypadkach pozyskiwane również ze źródeł publicznie dostępnych, jak rejestr KRS, czy CEDIG. Z reguły zakres przetwarzanych przez Administratora Pana/Pani danych dotyczy danych osobowych zwykłych i jest następujący: imię i nazwisko, stanowisko/pełniona funkcja, dane kontaktowe (służbowy adres e-mail lub numer telefonu), a także dane identyfikujące kontrahenta, w imieniu którego Pan/Pani występuje. W określonych przypadkach (np. jeżeli występuje Pan/Pani jako członek organu kontrahenta, pełnomocnik albo jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub wspólnikiem spółki cywilnej) zakres przetwarzanych danych może być szerszy i obejmować również numer PESEL, a także inne dane widoczne przykładowo w rejestrze lub pełnomocnictwie.
  5. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do organizacji międzynarodowych, czy odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
  6. Podanie danych osobowych jest niezbędne do realizacji umowy z kontrahentem lub podjęcia działań przed jej zawarciem. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości zawarcia umowy z kontrahentem. Podanie danych w pozostałych celach (z wyjątkiem wypełnienia obowiązku prawnego) jest dobrowolne.
  7. Przysługuje Panu/Pani również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (https://uodo.gov.pl/pl)